Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Malang
Pemberitahuan Pemrosesan Data Pribadi
Halaman ini menjelaskan data pribadi apa yang diproses SI-Kompetensi, untuk apa, atas dasar apa, berapa lama disimpan, siapa yang dapat melihatnya, dan hak apa yang Anda miliki atas data tersebut. Disusun mengacu pada Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.
1. Pengendali Data Pribadi
Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Malang bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi atas seluruh data yang diproses dalam SI-Kompetensi. Pertanyaan atau permintaan terkait data pribadi dapat disampaikan melalui kanal bantuan di dalam aplikasi atau melalui unit kepegawaian Dinas.
2. Data Pribadi yang Diproses
| Data | Sumber | Wajib? |
|---|---|---|
| Nama lengkap | Data kepegawaian Dinas | Ya |
| NIP atau NIK | Data kepegawaian Dinas | Ya — dipakai sebagai identitas masuk |
| Alamat surel | Data kepegawaian atau diisi sendiri | Tidak |
| Unit kerja, jabatan, dan jenjang | Data kepegawaian Dinas | Ya |
| Foto profil | Diunggah sendiri | Tidak |
| Sertifikat pelatihan dan surat tugas | Diunggah sendiri atau oleh admin | Ya, bila mengajukan JP |
| Riwayat pelatihan dan jumlah JP | Dihasilkan sistem dari berkas terverifikasi | — |
| Penilaian 360 dan ulasan aplikasi | Diisi sendiri | Tidak |
| Catatan aktivitas (waktu masuk, tindakan admin) | Dicatat sistem | — |
SI-Kompetensi tidak memproses data pribadi yang bersifat spesifik menurut Pasal 4 ayat (2) UU PDP — tidak ada data kesehatan, biometrik, genetika, catatan kejahatan, keuangan pribadi, maupun pandangan politik.
3. Tujuan dan Dasar Pemrosesan
- Mencatat dan memverifikasi pengembangan kompetensi pegawai beserta perolehan Jam Pelajaran.
- Menyediakan pemantauan pemenuhan JP bagi pegawai, admin sekolah, dan Dinas.
- Mengamankan akses melalui autentikasi dan pencatatan aktivitas.
Dasar pemrosesan adalah pelaksanaan kewenangan Pengendali berdasarkan peraturan perundang-undangan dan pemenuhan kewajiban dalam rangka pelayanan publik, bukan persetujuan. Karena itu pemrosesan data kepegawaian tidak dapat ditolak selama Anda tercatat sebagai pegawai. Data yang bersifat pilihan — foto profil, surel pribadi, ulasan — hanya diproses bila Anda mengisinya.
4. Cara Data Dilindungi
- NIP/NIK dan surel disimpan dalam keadaan terenkripsi dengan AES-256-GCM. Salinan basis data yang keluar tanpa kunci tidak memuat satu pun NIP yang terbaca.
- Pencarian dan proses masuk berjalan di atas indeks terenkripsi, tanpa mendekripsi kolom aslinya.
- Password disimpan sebagai hash satu arah — tidak dapat dibaca kembali oleh siapa pun, termasuk administrator.
- Seluruh lalu lintas memakai HTTPS/TLS.
- Akses dibatasi menurut peran: pegawai hanya melihat datanya sendiri, admin sekolah hanya unit kerjanya.
- Setiap tindakan administratif tercatat dalam jejak audit.
5. Siapa yang Dapat Melihat Data Anda
| Peran | Cakupan |
|---|---|
| Pegawai | Hanya datanya sendiri |
| Admin sekolah | Pegawai pada unit kerjanya sendiri |
| Admin pusat Dinas | Seluruh pegawai, untuk keperluan verifikasi dan pelaporan |
| Super admin | Seluruh data, untuk keperluan pengelolaan sistem |
Data tidak dibagikan kepada pihak ketiga mana pun dan tidak ditransfer ke luar wilayah Indonesia. Data juga tidak dipakai untuk pengambilan keputusan otomatis dan tidak diperjualbelikan.
6. Lama Penyimpanan
Data kepegawaian dan riwayat pelatihan disimpan selama pegawai yang bersangkutan aktif dan selanjutnya mengikuti ketentuan kearsipan yang berlaku di lingkungan Pemerintah Kota Malang. Catatan aktivitas disimpan sebagai jejak audit keamanan. Berkas sertifikat disimpan selama riwayat pelatihannya masih tercatat.
7. Hak Anda sebagai Subjek Data Pribadi
| Hak | Cara menggunakannya |
|---|---|
| Mengetahui data apa yang diproses | Halaman ini, dan halaman Profil di dalam aplikasi |
| Mengakses dan memperoleh salinan | Halaman Profil; salinan lengkap dapat diminta melalui kanal bantuan |
| Memperbaiki data yang keliru | Halaman Profil, atau melalui admin unit kerja untuk data kepegawaian |
| Mengakhiri pemrosesan atau menghapus data | Melalui kanal bantuan; terbatas oleh kewajiban kearsipan |
| Menarik kembali persetujuan | Berlaku untuk data pilihan — foto profil, surel pribadi, ulasan |
| Mengajukan keberatan | Melalui kanal bantuan atau unit kepegawaian Dinas |
8. Bila Terjadi Kebocoran Data
Bila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Malang akan memberitahukan kepada subjek data dan lembaga yang berwenang sesuai ketentuan Pasal 46 UU PDP, dengan berkoordinasi bersama Tim Tanggap Insiden Siber Kota Malang.
9. Perubahan Pemberitahuan Ini
Pemberitahuan ini dapat diperbarui bila terjadi perubahan cara pemrosesan data. Versi dan tanggal berlaku selalu dicantumkan di bagian atas halaman.